Gérer l'ergonomie de votre équipe à distance

Avoir une équipe à distance peut poser des défis uniques, notamment lorsqu'il s'agit de garantir à chaque membre de l'équipe un environnement de travail sain et sécurisé. Et une installation réussie de travail à domicile peut faire économiser de l'argent aux deux parties. L'employé n'est pas obligé de dépenser de l'argent pour un trajet, et l'employeur n'a pas à dépenser pour les frais généraux d'un bureau.

Toutefois, lorsqu'un employé distant n'est pas configuré pour le succès, cela peut avoir des conséquences durables sur son rendement et sa relation avec le reste de l'équipe, sans parler de la performance globale de l'entreprise.

Être dans un bureau facilite pour un employeur la surveillance de la santé de l'environnement de travail. Un des éléments les plus importants dans un environnement de travail sain est une bonne ergonomie.

Définir l'ergonomie

Le terme? Ergonomique? vient des mots grecs ergon, qui signifie travail, et nomos, qui signifie loi naturelle. La pratique de l'ergonomie signifie concevoir et organiser les outils que les gens utilisent de la manière la plus naturelle et la plus sûre.

"Au départ, l'ergonomie consistait à augmenter la production" dit Ronald W. Porter, PT, CEAS III, directeur de The Back School. "Vous essayez d'améliorer l'adéquation entre le travailleur et l'activité."

Aujourd'hui, selon Porter, la plupart des gens considèrent l'ergonomie comme un mécanisme de prévention des blessures. Les travailleurs de bureau et les travailleurs à distance qui passent des heures assis devant un ordinateur risquent de se blesser, comme le syndrome du canal carpien ou les douleurs au cou et au dos.

Ces blessures ne surviennent pas tout de suite. Ils se développent avec le temps à partir d'une mauvaise posture, ce qui met votre corps à rude épreuve. Une bonne ergonomie et la fourniture de postes de travail appropriés réduisent considérablement ces risques et augmentent la productivité.

À quoi ressemble une bonne configuration ergonomique

Selon l’administration fédérale de la sécurité et de la santé au travail (OSHA), un employeur est tenu de protéger le lieu de travail de tout danger grave reconnu, y compris les risques ergonomiques. Leurs directives concernant les meilleures pratiques varient d’un secteur à l’autre. Mais pour le travailleur de bureau moyen, une configuration ergonomique bien agencée ressemble à ceci:

• L'écran de l'ordinateur est à la hauteur des yeux.
• Le clavier et la souris sont à un niveau inférieur, de sorte que vos poignets sont inclinés.
• La chaise peut s’ajuster pour soutenir votre dos lorsque vos pieds sont à plat sur le sol.

Les différents États ont leurs propres lois OSHA. Certaines d'entre elles peuvent être plus strictes que les lois fédérales. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, directrice de la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM), Ressources humaines-Région I, et membre du groupe d'expertise technique de SHRM, conseille de respecter les règles (provinciales ou fédérales) qui favorisent davantage l'employé. En Californie, par exemple, les règles de l'État sont plus strictes que les règles fédérales OSHA.

En règle générale, l'OSHA ne réglemente pas l'environnement du bureau à domicile. Toutefois, une demande de mesures d'adaptation peut être déposée en vertu de la loi intitulée Americans with Disabilities Act. Une réclamation pour préjudice peut être déposée par le biais de l'indemnisation des accidents du travail.

Il n'est pas nécessaire de s'assurer qu'un télétravailleur dispose d'une configuration de bureau ergonomique. Mais c'est une bonne affaire. «Lorsqu'ils travaillent à domicile, les gens peuvent être beaucoup plus productifs ou moins productifs» dit Zulic. Les personnes qui travaillent à distance ont besoin d'une plus grande indépendance et d'une plus grande discipline. Il est donc préférable de les préparer (ainsi que l'entreprise) à réussir.

Alors, comment pouvez-vous aider vos employés distants à découvrir et à créer un espace de bureau à domicile ergonomique? Découvrez ces stratégies suivantes.

1. Offrir la configuration du lieu de travail à l’intégration

Lorsqu'une personne est embauchée ou devient une employée distante, intégrez la formation à l'ergonomie et la configuration du bureau à domicile dans le processus d'intégration. Prenez le temps de fournir des informations sur la configuration du poste de travail ainsi que sur la formation des nouveaux employés.

"Le meilleur jour pour faire des études en ergonomie est leur premier jour de travail," dit Porter. "Si vous les configurez correctement au début, les problèmes ne se développeront pas plus tard."

Cela peut se faire lors d'un appel vidéo ou vous pouvez même faire venir un spécialiste certifié en ergonomie chez vous et lui fournir une évaluation avec des recommandations relatives au mobilier.

"C'est un réinvestissement dans le travailleur si vous avez un spécialiste de l'ergonomie," dit Zulic. Elle encourage les employeurs à considérer leurs économies en créant une équipe distante et à utiliser certaines de ces économies pour investir dans un environnement de travail à domicile sain.

Parce que les personnes ont des cadres et des hauteurs différentes, une configuration ergonomique devra être adaptée aux besoins de chacun. Même la vue joue un rôle. Pour cette raison, Porter recommande fortement de faire appel à un professionnel qualifié pour conseiller les employés distants.

2. Consultez votre fournisseur de matériel informatique

"Je recommande à chaque employeur de s'asseoir et de parler au fournisseur de logiciels de ses travailleurs", dit Zulic. Les fournisseurs d'indemnisation des travailleurs veulent éviter les réclamations. Cela signifie qu'ils encouragent les employeurs à s'assurer que les personnes sont en sécurité chez elles.

Certains fournisseurs de matériel d'assistance technique peuvent partager les coûts de fourniture de fournitures pédagogiques et ergonomiques. Ils peuvent même avoir leur propre expert en ergonomie à envoyer au domicile d'un employé. Ils peuvent également disposer de ressources pédagogiques que vous pouvez fournir à vos employés sans frais supplémentaires pour l'entreprise.

3. Fournir des outils d'auto-évaluation

Un moyen d'aider les personnes à vérifier l'ergonomie de leur bureau à domicile consiste à proposer des outils d'auto-évaluation. Selon Porter, certains logiciels posent une série de questions et attribuent une note rouge, jaune ou verte au poste de travail d’une personne, en fonction de l’ergonomie de la zone. Les outils donnent également des exemples de bonnes pratiques ergonomiques.

OSHA fournit également une référence gratuite pour la configuration de bureau. Il existe d'autres outils que vous pouvez acheter en ligne.

4. Planifiez des enregistrements réguliers

La communication est importante, peu importe l'emplacement de l'employé.Divers outils, tels que les logiciels de discussion en ligne et de vidéoconférence, permettent aux employés distants de rester connectés.

Les employés doivent être à l'aise pour parler de leur environnement de travail, qu'il soit éloigné ou non. Dites-leur que vous souhaitez avoir des nouvelles de leur espace de travail et de leur ergonomie.

"Le travail à distance ne doit pas nécessairement être aussi différent d'une équipe centralisée qu'on pourrait le penser," déclare Jane Scudder, consultante en milieu de travail basée à Chicago. Elle recommande des visites régulières lors des réunions d'équipe pour demander aux gens comment ils vont. Cela peut inclure toute préoccupation concernant l’arrangement de leur bureau à la maison.

5. Nommer un ergo leader

Si votre organisation ne dispose pas des fonds nécessaires pour engager un consultant en ergonomie pour conseiller les travailleurs distants, vous pouvez également former une personne au sein de l'entreprise. Un représentant des ressources humaines peut faire un bon leader ergo. Ils peuvent suivre un cours sur la configuration d'un poste de travail ergonomique et aider les autres utilisateurs à évaluer leurs propres espaces de travail.

Un ergo leader peut aider à prévenir l’achat de produits trompeurs. "Aux États-Unis, le mot" ergonomie "attaché à un produit ne signifie rien ,? dit Porter. "Tout cela signifie que cela coûte plus cher, vous pouvez donc acheter une chaise de bureau ergonomique et être très mal à l'aise."

Votre ergo leader assumera le rôle d'informer les employés sur l'ergonomie, en les aidant à sélectionner les produits appropriés pour répondre à leurs besoins. Ils peuvent se rendre au domicile d'un employé distant ou faire une consultation vidéo.

6. avoir des examens ergo annuels

Les besoins des personnes peuvent changer, que ce soit en raison de l'âge, de changements de poids, de la grossesse ou d'une maladie chronique. Il est important de revoir régulièrement la conversation sur l'ergonomie.

"L'ergonomie n'est pas une affaire ponctuelle, c'est en quelque sorte un processus en cours," dit Porter. Comme vous ne voyez pas les travailleurs à distance tous les jours, vous ne saurez pas si leurs besoins ont changé à moins qu'ils ne les signalent.

"Les gens ne vont rien dire à moins que l'employeur fasse l'offre," dit Zulic. Vous pouvez le faire dans le cadre d'une conférence d'équipe annuelle régulière ou demander aux employés de réutiliser le logiciel de classification des postes de travail pour évaluer leur espace de travail.

Fournir des solutions ergonomiques à vos employés, qu'ils soient à distance ou en entreprise, les aide à travailler plus confortablement. Cela leur permettra finalement d'être plus productifs. Appliquez les conseils ci-dessus pour offrir un environnement de travail plus sain, peu importe où se trouvent vos employés.